2020年の春から夏にかけて在庫管理を作成しました。
その時作った在庫管理は企業に合わせてカスタマイズし、現在進行形で使用されています。
作成時はとにかく大変で、毎日他の仕事をしながらコツコツ作っておりました。。。
ネットで作成方法を検索しても見つけられなかったので、作成される人がなるべく大変な思いを避けられるよう、
作成方法をまとめました。
★こんなお悩みを解決します
- デジタルで在庫管理をしたいけど何から始めればいいかわからない
- スプレッドシートで在庫管理をしたいけどどう作っていけばわからない
- 簡単に在庫管理シートが欲しい
★こんな人におすすめ
- アナログ企業で在庫管理をデジタル化したかった
- スプレッドシートの便利さは知っていた
- スプレッドシートを使って在庫管理したいけどゼロから作るしかなかった
- 見本や指標となる表があればいいと思い、テンプレートを作った
★書いているひとはこんな人
- 作った在庫表が実際に企業で使用されている（企業で使える在庫表の制作者）
- Web制作者、Webディレクター（Web制作系のスタートアップ企業で働いた経験）
- ECサイト運営歴10年
在庫管理に必要なデータの収集と整理
いきなりですが、収集と整理はかなり重要です！
なぜ収集と整理が重要かというと、
きちんと収集と整理を行わずに作ってしまうと後で大きく変えるのはとても大変だからです。
何の為に在庫管理するのか？最終的にどうしたいのか？
考えながら出したい数値や記録していきたいデータをリストアップしていきます。
在庫管理で知りたい数値は何か？
今の在庫数はいくつか？毎日何が何個売れたか？仕入れのタイミングの判断基準は？
それぞれ管理したい人にとって知りたいデータは異なります。
「何を知りたいか？」をリストアップしていきます。
在庫管理を運用していく人は誰か？
一人で使うのであれば自分だけがわかりやすければ大丈夫ですが、
複数人で使うのであれば、
- 誰がどの端末から使うのか？
- 運用していく人のパソコンやネットの知識はどの程度か？
- 誰が入荷・出荷作業を行うのか？
その人に合った方法で作っていくため「誰が、何で、どのくらい、どのように」の確認作業をしていきます。
設計する
収集と整理ができたら方向性を定めていきます。
在庫管理したい内容が決めてスプレッドシートの各シートに何を作っていくか？
みんなが見やすく、使いやすく、なるべく自動できるように向けて設計していきます！
ここから難易度が上がっていきます。
設計の考え方①
それぞれのレベルに合わせ、優先順位を決める。
先ほど運用する人の収集と整理を元に
完全なアナログからの移行であれば半自動となるような最低限の作業で済むように考えます。
設計の考え方②
どのような流れで数値が変化していくのかをシートに反映させる。
例えば、実際に現場で動く商品と同じ動きになるように各シートを作成します。
出荷→在庫減→仕入れ先に発注→入荷（→以下ループ）
上記のような流れだと、シートは同じように出荷・在庫・入荷と作っていきます。
設計の考え方③
よく見られるデータを優先的に見やすくする。
外回りの営業さんにリアルタイムの在庫数を確認してもらうことを重要とするのであれば
商品と在庫数が一覧になった在庫表が重要となりますので見やすいような設計になります。
以上3点を総合的に考えながら、かつ、運用する人が使いやすいように各シートの構成をざっくりと決めていきます。
設計の考え方④
商品台帳をしっかり作る。
今後運営していくと必ず商品のデータを利用することが多くなるので、運営前にしっかり商品台帳を作っておくことをおすすめします。
どんな情報をいれるかわからない場合は多めに列を作っておきます。
スプレッドシートで在庫管理を作成していく
決まったら作成していきます。
ここでもさらに難易度があがります！！！
いざスプレッドシートを開くと、何から手をつけていいかわからない！という状況におちいります。
が、まずは作ってみることが大切です。
完璧に作らず、まずはサクッと作って、運用をイメージします。
別パターンで作ってみて作ったものを組み合わせるのも手です。
イメージがつかめたら作成を進めていきます。
他のテンプレートは参考にできる？
テンプレートをコピーして作っていくと、“型”やデザインの参考にはなります。
自分たちに合った在庫管理を作っていくと最終的に元のテンプレートと大きく変わっています。
結局作業量は同じなのでまずは自分で作り、必要に応じて利用するといいです。
完成までにかかる時間
私の場合、初期にゼロから作った在庫管理は、約250時間かかりました。汗
作成中は他にも仕事があったので、ほぼ毎日、半日を作成時間に確保し、3ヶ月かけて完成させました。
まる1日在庫管理の作成に時間を使えるなら約1ヶ月かかる計算です。笑
スプレッドシートの関数について
関数についてはわからなくても大丈夫です。
わたしは最初、=SUM(A1:A2)くらいしか知りませんでした。
作りながら調べていけばわかってくるようになりますし、毎回同じような関数ばかり使います。
調べるのに時間がかかるので、その分長くなってしまいますが、勉強時間を別で作る必要はないです。
作りながら慣れていきましょう！
スプレッドシートのデザインを整える
またですが、デザインも重要です。
自分だけが見るならいいのですが、今までアナログな紙で管理していた人が急にデジタルに移行するのはハードルが高いです。
デザインがよくなると、スプレッドシートをつい見にいきたくなります。笑
アナログ企業の導入であれば特に意識してデザインを作成してほしいです。
在庫管理を改善していく
作っているとあれこれが気になりますが、ひとまず関数が反映され、知りたい数値が正しくでることができたらアナログと同時に運用していきます。
気になるとどんどんこだわっていき、きりがないです。
運用していきながらフィードバックをもらって、改善していきます。
運用→改善→運用をくりかえしていくと、他の人からの「こういうことできない？」に対応できるようになり、急にいいものができていきます。
初期に作ったやつはコピーしておいておきましょう。
見返すといい思い出がよみがえります。（初期やばいもの作ってて驚きます。笑）
さらに環境を整える
最終ゴールに到達していくために、自動に向けてできること、できないことが浮かび上がってきます。
取引先からの受注書をデータでもらう交渉をしたり、GASを使ってもっと自動にしたい、など
できること、できないことは最初に決めたゴールと合わせて考えていきます。
在庫管理テンプレートを活用する
実際に作った際にこのように作っていきましたが、なかなか骨の折れる作業ではあります。
ゼロから作ると時間がかかるのでテンプレートの活用がおすすめです！